Ce règlement a été créé dans le but de garantir une compréhension claire de l'organisation, de la sécurité, de la gestion et des règles de vie en communauté dans le cadre des plaines de vacances gérées par l'association.
Il est destiné à toute personne recherchant
des informations à ce sujet, qu'il s'agisse de parents, d'animateurs ou
d'organismes officiels.
Rappel des termes utilisés :
- Stagiaire : un enfant effectuant des stages au sein de notre centre.
- Animateur ou moniteur : personne chargée de l'animation des stages.
- Coordinateur : personne de référence pour les animateurs et les parents.
- Responsable : personne dirigeante de l’association.
- Association : structure responsable de l'organisation du centre.
- Centre : lieu où se déroulent les activités.
Bienvenue dans l'univers passionnant de notre ASBL "Ensemble pour l'Épanouissement des Enfants" !
Les fondateurs et responsables de l’ASBL, Médard Romain et Smaoui Chaïma, sont des professionnels passionnés et dévoués qui ont uni leurs forces pour créer un espace unique dédié aux enfants.
Nous avons donné naissance à cette ASBL avec une conviction profonde : les enfants sont notre univers, notre lieu de travail et notre source d'inspiration constante.
En tant qu'éducateurs et instituteurs, nous sommes en contact continu avec eux, observant leur énergie débordante, leur curiosité infinie et leur capacité innée à s'émerveiller.
Nous sommes des éducateurs et instituteurs dévoués, animés par une passion commune : créer un espace où les enfants peuvent vivre des semaines de stages de qualité dans une atmosphère stimulante et amusante.
Forts de nos 7 années d’expérience dans le domaine de l’animation, notre ASBL a été fondée avec l'idée de fournir aux enfants une expérience enrichissante, éducative et divertissante pendant leurs vacances. En tant qu'éducateur et instituteur, nous comprenons l'importance de créer un environnement propice à l'apprentissage, à la créativité et à l'épanouissement personnel.
Au cœur de notre mission se trouve l'idée que chaque enfant est unique, avec ses propres talents, intérêts et besoins. Nous nous engageons à offrir des programmes diversifiés qui encouragent le développement global, allant des activités artistiques aux jeux éducatifs, en passant par les sports et les excursions.
Ce que nous offrons va au-delà de simples semaines de vacances – nous aspirons à créer des souvenirs durables, à favoriser l'amitié, et à inspirer la curiosité et la confiance chez chaque enfant. Notre équipe est composée de professionnels passionnés qui mettent tout en œuvre pour assurer la sécurité, le bien-être et le bonheur des petits participants.
Rejoignez-nous dans cette aventure extraordinaire où
l'apprentissage devient un jeu, l'amusement s'entremêle avec la croissance
personnelle, et où chaque jour est une nouvelle opportunité d'émerveillement.
Ensemble, construisons des souvenirs inoubliables et offrons aux enfants un été
plein d'apprentissage et de rires au sein de notre ASBL dédiée à leur épanouissement.
Notre
philosophie, à travers nos "5 Priorités", peut être résumée en ces
points essentiels :
Se dépenser
Vivre nos passions à toute vitesse, là où les journées semblent trop courtes.
Se rencontrer
Favoriser les rencontres, les amitiés et les souvenirs, car les
vacances représentent également de nouvelles opportunités de connaissances.
Se dépasser
Le sport comme une école de vie, motivant la compétition, la
participation, la progression et l'atteinte de sommets.
S'amuser
Notre équipe œuvre sans relâche pour garantir des séjours réussis, alliant
sports/créativité, détente et divertissement.
Découvrir
Ouvrir de nouvelles perspectives, que ce soit à travers des sports moins
connus, des sites inexplorés, d'autres régions ou la rencontre avec de
nouvelles personnes.
Un effort particulier est porté sur le soutien à l'apprentissage des enfants afin de stimuler leur créativité, renforcer leur confiance en eux, développer leur conscience de leurs capacités.
Les valeurs que nous encourageons comprennent le
respect envers les autres et envers soi-même, la promotion de l'esprit
d'équipe, l'acceptation des règles communes, la maîtrise de soi, l’engagement,
la progression individuelle, le plaisir du jeu, et le respect de
l'environnement.
Inscription/ Confirmation d’une inscription (par mail) :
Les inscriptions s'effectuent en ligne sur le site https://www.myuniverseasbl.be/event. Le règlement des frais d'inscription doit être effectuer en ligne.
Tranche d’âge au sein de notre ASBL :
My Universe ASBL cible une tranche d'âge allant de 3 à 15 ans, bien que cette fourchette puisse varier en fonction des différents stages
proposés.
Horaire séjour

Un des fondateurs ainsi que les animateurs vous attendront à l'adresse suivante :
Rue de France, 1060 Saint Gilles (emplacement des cars).
Un des fondateurs ainsi que les animateurs vous attendront sur place.
Ils seront munis d'un T-shirt MyUniverse ASBL.
Dirigez vous vers eux pour remettre les documents essentiels (fiche de santé, attestation de la mutuelle, médicaments, et toute autre information essentielle).
Une fois que tous les enfants sont arrivés, nous mettons le cap vers le Domaine de Chevetogne.
Derniers au revoir et en route vers notre univers !
Horaire plaine de vacances

Les stages ont lieu du lundi au vendredi, de 9h à 16h à l’exception des jours fériés.
Une garderie payante est à la disposition des parents de 7h30 à 8h30 le matin et de 17h00 à 18h00 le soir.
Les documents administratifs, tels que les attestations de mutuelle et de fréquentation, ne seront délivrés qu’après le paiement intégral des frais de garderie.
Le dernier jour de stage de la semaine, un fondateur vous proposera de régler les frais de garderie par QR code, en espèces (montant intégral) ou par virement bancaire sur le compte suivant : BE75 1431 2860 7351
Le coût dépend du stage sélectionné et du nombre de jours.
Le prix comprend : l’encadrement des enfants, l’assurance, le matériel, les éventuels transportsLes parents s'engagent à respecter scrupuleusement ces horaires et sont priés de veiller à ne pas dépasser l'heure de la garderie du soir.
Il est impératif d'avoir une autorisation signée par le ou les parents si l'enfant rentre seul ou accompagné d'une tierce personne à la fin des journées de stage.
Annulation plaines de vacances :
Toute journée entamée sera considérée comme non remboursable. En cas de demande de remboursement, le traitement de celle-ci sera effectué uniquement si les documents requis sont fournis dans un délai de 10 jours ouvrables suivant la demande.
Des frais administratifs, de location et d'assurance forfaitaires de 25 € seront déduits pour une semaine d'activité de 5 jours, et de 20 € pour une semaine de 4 jours.
Le remboursement, effectué par virement bancaire, sera réalisé dans les 15 jours suivant la fin de la période de stages, sous réserve de la réception satisfaisante des pièces justificatives.
Annulation séjour au Domaine de Chevetogne :
- Annulation entre la date d’inscription et 30 jours avant le départ : une indemnité de 50,00 € est déduite du paiement du séjour.
- Annulation entre le 30ᵉ et le 15ᵉ jour avant le départ : une indemnité de 100,00 € est déduite du paiement du séjour.
- Annulation à moins de 15 jours avant le départ : une indemnité de 150,00 € est déduite du paiement du séjour.
- Absence le jour du départ : aucun remboursement n’est accordé, sauf en cas de force majeure justifiée par un certificat (maladie, accident ou décès d’un proche au premier degré).
L’indemnité couvre les frais administratifs, de location, d’assurance et d’alimentation.
Circonstance imprévus :
Aucun remboursement ne sera accordé en l'absence d'une justification écrite et valide de l'absence du stagiaire, telle qu'un certificat médical ou un acte de décès. Le remboursement sera calculé proportionnellement aux jours restants.
Inscription insuffisante :
My Universe ASBL se réserve le droit de supprimer un stage s’il n’y a pas suffisamment d’inscriptions. Vous serez informés quelques jours avant le début du stage et une alternative vous sera proposée.
Si l’alternative ne vous convient pas,
nous remboursons la totalité du montant versé.

Plaine de vacances :
En plaine de vacances, venez comme vous êtes.
Nous vous demandons évidemment de tenir compte de la météo ainsi qu'au stage dans lequel votre enfant est inscrit.
Si votre enfant est inscrit à des activités sportives, veuillez prévoir des vêtements qui peuvent se salir."
Séjour MyUniverse :
En séjour au Domaine de Chevetogne, venez comme vous êtes.
Nous vous demandons évidemment de tenir compte de la météo.
Fiche santé :
Lors de l'inscription ou sur la fiche santé fournie
dans la confirmation, veuillez indiquer si votre enfant a des besoins
spécifiques ou nécessite une attention particulière (allergies, intolérances,
...). Il est nécessaire de nous informer de ces détails avant le début du stage
afin que nous puissions assurer une prise en charge optimale tout au long de la
semaine
Gestion rentrées/ départ
- En plaine de vacances :
À votre arrivée au stage, un animateur sera présent à une table près de l'entrée, muni d'un registre répertoriant tous les stages et les noms des stagiaires. Il est impératif de vous présenter à cet endroit tant le matin que le soir.
Si votre enfant est autorisé à rentrer seul, veuillez nous fournir une autorisation écrite le premier jour du stage.
Lors de la récupération de votre enfant à la fin de la semaine de stage, veuillez régler les garderies et récupérer les documents administratifs auprès d'un responsable près de la table. Le non-paiement des garderies constitue un refus du règlement intérieur de l'ASBL My Universe, nous pouvons donc refuser la remise des documents administratifs tels que la mutuelle et les attestations de fréquentation.
Lors des sorties à l'extérieur du centres, les stages dont les stagiaires ont entre 8 et 12 ans pourront sortir du centre, les animateurs ayant la possibilité de réaliser des sorties seront des animateurs brevetés.
Les enfants seront munis chacun d’une chasuble, ils
marcheront du coté façade des maisons. En cas de non-respect des règles
indiquées par l’animateur celui-ci contactera le responsable qui viendra
chercher l’enfant.
- En séjour au Domaine de Chevetogne :
À votre arrivée à la gare du midi, un animateur sera présent sur place muni d'un registre répertoriant tous les stages et les noms des stagiaires. Il est impératif de vous présenter auprès de celui-ci.
Les stagiaires ne sorte jamais en dehors du gite seul, ils sont pris en charge pour nos animateurs brevetés et expérimentés.
Au retour, veuillez vous présenter à l'animateur muni du registre répertoriant tous les stages pour récupérer votre enfant ainsi que les documents que nous devions vous remettre.
Droit à l’image + traitement des données personnelles :
En participant à l'une de nos activités, vous consentez à ce que des photos de vos enfants soient prises et potentiellement utilisées dans nos supports de communication. Si vous n'êtes pas d'accord, veuillez-nous en informer rapidement.
Vos données personnelles seront
exclusivement utilisées dans le but de répondre aux besoins de notre organisme,
tels que les contacts avec les parents, le suivi administratif et financier.
Site d’activité :
My Universe ASBL est situé à l’école Saint-Antoine ( Rue Pierre Decoster 21, 1190 Forest)
Les séjours se réalisent au Domaine de Chevetogne



Organisation de la sieste :
Une sieste est proposée aux enfants âgés de 3 à 5 ans, de 13h30 à 14h30.
Cette option vous sera présentée lors de l'inscription de votre enfant (sous forme de sélection).
Il est important de prévoir le matériel nécessaire pour la sieste, tels que la couverture, des vêtements de rechange, et des couches si nécessaire.
Santé (drogue et cigarette) :
Ce point concerne principalement les animateurs, et nous ne prohibons pas la consommation de tabac au sein de l'ASBL My Universe. Cependant, certaines règles doivent être observées : les cigarettes sont autorisées uniquement à l'extérieur du centre, pendant les pauses (en évitant d'être visible par les enfants).
Tout animateur ne respectant pas cette règle sera exclu définitivement du centre.
La consommation de stupéfiants est STRICTEMENT INTERDITE.
Tout animateur arrivant sous
l'influence de substances illicites sera exclu de manière définitive de l'ASBL
My Universe, celle-ci ou ses représentant se réservent le droit de déposer une
plainte.


Hygiène
et propreté
:
La propreté et l'hygiène font partie intégrante de l'éducation et du développement de l'enfant. Il est essentiel de responsabiliser les enfants et de respecter les espaces utilisés par tous.
Les locaux seront inspectés par les responsables à la fin de chaque journée pour garantir leur préparation optimale en vue de la journée suivante.
Les responsables surveilleront régulièrement l'état des lieux et, si nécessaire, prendront les mesures appropriées pour maintenir un environnement favorable au bon déroulement des activités.
Les moniteurs veilleront à la propreté de leurs locaux : ils devront balayer régulièrement et nettoyer les tables après chaque utilisation (collation, déjeuner et goûter).
Les sanitaires seront nettoyés à la fin de chaque journée pour assurer un confort optimal aux enfants.
Gestion des dégâts matériels :
Toute information relative à des dommages sur le matériel de l'association doit être communiquée au coordinateur du centre. Celui-ci prendra les décisions concernant le remplacement ou proposera des solutions à l'animateur. Les frais découlant de détériorations volontaires seront réclamés aux responsables de l'enfant. Les détériorations naturelles résultant de la vétusté ou d'une utilisation normale ne seront évidemment pas prises en considération.
Si le stagiaire désobéit aux remarques du moniteur et endommage du matériel ou les locaux, nous demanderons aux parents de rembourser ou de contribuer aux frais de réparation.
Gestion des accidents :
Tout le monde est susceptible de subir une petite
blessure, telle qu'une éraflure, etc. En cas de blessure de votre enfant, les
animateurs responsables ou le coordinateur administreront les premiers soins
nécessaires. Si la blessure est jugée grave, les parents seront immédiatement
informés par téléphone. En cas d'accident plus sérieux, les parents seront
automatiquement contactés après avoir sollicité les services d'urgence. Pour
toute blessure, nous encourageons les parents à assurer un suivi médical
continu à domicile afin d'éviter toute complication.
Accueil du premier jour de stage en plaine de vacances :
Le coordinateur ou un animateur prendra en charge l'accueil des parents et des stagiaires pour enregistrer les arrivées, réceptionner le document de la mutuelle et donner la couleur du badge de l’animateur de votre enfant.
Les autres animateurs sont présents pour accueillir les stagiaires, en veillant à créer un environnement sain, familial et rassurant, particulièrement pour ceux qui découvrent un centre de vacances pour la première fois ou qui éprouvent des appréhensions liées à la séparation parentale.
Pour rappel, à votre arrivée au centre, suivez ces étapes :
- Accueil des parents et des stagiaires
- Confirmation de l'inscription et remise papier de la mutuelle
- Remise de la fiche santé au coordinateur
- Cherchez l’animateur avec le badge du stage de votre enfant
Accueil du premier jour de stage en séjour au Domaine de Chevetogne :
Le coordinateur ou un animateur prendra en charge l'arrivée des parents et de stagiaires à l'adresse suivante : Rue de France, 1060 Saint Gilles. Pour enregistrer les arrivées, réceptionner les documents de réservation, de la mutuelle.
Les autres animateurs sont présents pour accueillir les stagiaires, en veillant à créer un environnement sain, familial et rassurant, particulièrement pour ceux qui découvrent un centre de vacances pour la première fois ou qui éprouvent des appréhensions liées à la séparation parentale.
Une fois tous les enfants arrivés.
Dernier au revoir ! Partons nous amuser !
Une fois arrivés au Domaine de Chevetogne, nous déposons nos valises et commençons les activités.
Gestion des surveillances :
Durant les pauses, My Universe ASBL met en place des surveillances. Elles sont établies au préalable par les responsables en veillant aux 30 minutes de pause légales des animateurs.
Téléphone :
Les moniteurs sont strictement interdits d'utiliser leur téléphone en dehors de leurs pauses, sauf en cas d'urgence. Les responsables veilleront au respect de cette règle.
Pour les stagiaires, le téléphone n'est pas interdit mais ne doit en aucun cas être sortie dans l'enceinte de l'établissement.
Ponctualité des animateurs/parents :
- Plaine de vacances :
Les animateurs sont tenus de respecter leur horaire, toute absence de ponctualité pouvant perturber le bon déroulement des activités. Nous insistons sur la nécessité d'une ponctualité stricte de la part des animateurs.
Ils doivent arriver à 8h30 afin d’assurer la surveillance du matin.
Quant aux parents, en cas d'arrivée après 9h, votre enfant risque de manquer le début des activités. Nous vous prions d'arriver à l'heure, avant 9h.
- Séjour au Domaine de Chevetogne :
Les animateurs et les parents des vacanciers doivent arriver à l'heure prévue. Nos déplacements sont minutieusement planifiés dès le départ, tout retard perturbe l'organisation de nos séjours.
Qualité des animateurs/ moniteurs :
Nous sélectionnons nos animateurs en fonction de critères de qualité, privilégiant notamment des enseignants ou futurs enseignants (instituteurs maternels, instituteurs primaires, régents en éducation physique, etc.), des professionnels de l'enseignement (éducateurs, etc.), des personnels de la petite enfance et de l'animation, ainsi que des experts d'un secteur lié aux stages. Nous acceptons également de former de jeunes moniteurs mineurs, sous réserve de l'approbation de leur sérieux et de leur motivation par le responsable du centre et son coordinateur.
Nous demandons à nos animateurs de porter une tenue neutre et respectueuse. Ils incarnent des valeurs humaines telles que le respect et l'équité, et s'engagent à offrir un cadre apolitique et impartial.
Nos objectifs sont laïques, et aucun enseignement religieux n'est autorisé au sein de nos centres. Seules les valeurs positives issues des religions sont encouragées.
Il est impératif que les animateurs
transmettent au responsable carnet de bonnes vie et mœurs de type 2 pour
travailler au sein de My Universe ASBL.
Sécurité :
Chaque local est équipé d'une pharmacie de premiers soins pour répondre promptement aux besoins urgents.
L'école est sécurisée pour prévenir toute intrusion indésirable, et par conséquent, l'accès aux lieux d'activités est strictement réservé aux personnes autorisées par le responsable. Afin de faciliter une gestion efficace, nous demandons aux parents de quitter l'établissement avant le début des activités, soit à 9h00.
Toute violation des règles de sécurité sera immédiatement signalée par le coordinateur ou le responsable. En cas de non-respect des règles énoncées dans ce document ou des consignes communiquées verbalement pendant les activités, le coordinateur ou le responsable est autorisé à prendre des mesures disciplinaires, voire à exclure immédiatement la personne concernée. Cette mesure vise à assurer le bon déroulement des activités.
Durant nos séjours aucune visite des parents n'est possible, nous n'acceptons aucune entrée d'adulte et/ou d'enfant extérieur à MyUniverseASBL